「会議が多くて仕事が進まない」
「毎回同じ話が繰り返される」
「会議で何も決まらない」
──これらは働き方改革の文脈でよく語られますが、実は「会議の問題」の裏には「情報の流れ方の問題」が隠れています。
会議が多い会社・長い会社に共通するのは、会議で情報を共有・確認・議論するという「情報詰まり」の構造です。
「会議でないと情報が回らない」会社の問題
本来、日常的な情報共有はメール・チャット・掲示板などの「非同期ツール」で十分です。
しかし、「これは顔を見て話さないと心配」「直接確認しないと不安」という文化が根強い会社では、情報の流通を会議に依存し続けます。
その結果、全員が参加しなくてもいい会議に全員が出席し、報告を聞くだけで終わる時間が積み重なります。
「朝礼で15分・月次報告会で1時間・部門会議で2時間」──週に複数回こうした会議があると、現場担当者は会議対応だけで一週間の大半を使うことになります。
「決める人がいない」会議は終わらない
会議が長くなるもう一つの理由は「意思決定者が明確でない」ことです。
誰かが「決める人」でなければ、議論はいつまでも続きます。
「みんなの意見を聞いてから決める」という文化は大切ですが、「最終的にこの件はAさんが決める」という権限の明確化がなければ、会議は「合意形成の場」ではなく「責任の分散の場」になります。
「社長がいないと決められない」という状態も同様です。
社長が全ての会議に出席して最終判断をしているとすると、会議の数は社長のスケジュールに依存し、意思決定が慢性的に遅延します。
会議を減らすための3つの問い
会議の数と時間を減らすには、以下の3つを問い直すことから始められます。
1. この会議の目的は「共有」か「議論・決定」か
→ 共有だけなら議事録・チャット送信で代替できる。目的を会議の冒頭に1文で言えない会議は見直す。
2. 参加者全員が意思決定や発言に関与しているか
→ 「聞くだけ」の参加者がいる会議は人選を見直す。情報だけ欲しい人には議事録で十分。
3. 会議の前に関連情報を読める状態になっているか
→ 資料を当日配布している会議は、事前共有に切り替えることで会議時間は半分以下になる。
会議改善は、ツール導入より先に「何を誰が決めるのか」の整理が必要です。
会議の仕組み改善・組織コミュニケーションの見直しについても、地方中小企業向けのご支援をお受けしています。
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